A integração de sistemas é um processo que toda a empresa precisará fazer ao longo da sua evolução para não perder vantagem competitiva. Como vimos, ela traz diversos benefícios que resultam em maior produtividade, decisões mais assertivas e melhores resultados. Porém, para que um projeto de integração seja implementado com sucesso é preciso avaliar e planejar todos os pontos do início ao fim. Vamos relacionar abaixo, alguns pontos principais de cada passo:

1. Determinar qual será a equipe de trabalho

Formar a equipe de trabalho e determinar o papel de cada um dentro do projeto de integração de sistemas é fundamental para o seu sucesso. Isso inclui pessoas de diversos departamentos, que geralmente são: – Analistas de integração: serão os responsáveis pela determinação das especificações técnicas para construir a integração. – Engenheiro: será o responsável por desenvolver a integração. – Gerente de projetos: será o responsável por dar andamento e gerenciar as atividades do projeto de integração. – Analista de QA: será o responsável por verificar se o projeto está seguindo o briefing solicitado. – Stakeholders: são as pessoas que solicitaram o projeto e que serão beneficiados por ele.

2. Relacionar todos os sistemas utilizados pela empresa

É muito importante mapear todos os softwares utilizados dentro da empresa para que TI saiba onde estão e qual a função de cada um. Assim, ficará mais fácil desenhar o projeto de integração.

3. Interação entre os softwares

Após mapear os sistemas existentes dentro da empresa, é importante analisar a função de cada um e se eles interagem entre si. Assim, pode-se excluir ou não algum software que seja redundante ou ainda, identificar oportunidades de integração que sejam úteis para mais de um departamento e mapear os fluxos de interação de todos os processos para que a integração entre os sistemas seja eficiente.

4. Identificar os processos envolvidos

Além de ter um melhor entendimento de como funciona os processos de cada departamento, esta etapa é uma oportunidade para identificar gargalos e propor melhorias em processos obsoletos ou até melhorá-los para ser útil para mais setores.

5. Identificar oportunidades de integração de sistemas

A equipe de trabalho, ao mapear processos e sistemas, poderá identificar quais oportunidades estão disponíveis para as integrações propondo sempre a melhoria e otimização do fluxo de informação entre os setores. É muito importante que os gestores trabalhem juntos com a equipe de integração para que esteja claro quais os objetivos de cada software utilizado e quais processos poderão ser melhorados.

6. Identificar quais são os fluxos de dados

Determinar a quantidade de dados que se espera trafegar diariamente, assim como, em qual direção ou parte do processo as informações devem ser incluídas, é parte fundamental para o sucesso do projeto de integração de sistemas. Todo o fluxo de dados precisa estar muito bem mapeado e desenhado para que não haja erros e que o projeto de integração respeite uma ordem de prioridades.

7. Definir a viabilidade das integrações entre os sistemas

Esta etapa é bem técnica e deve ser gerenciada pelo TI da empresa. A equipe irá analisar todos os pontos de contato, infraestrutura necessária, hospedagem das informações, mapeamento dos processos, assim como, os custos envolvidos para definir a viabilidade e o tempo necessário para realizar o projeto de integração entre os sistemas e, se isso afetará a produtividade dos colaboradores de alguma forma.

8. Mão na massa

Após definidos todos os esforços, infraestrutura e melhorias necessárias para a implementação do projeto de integração, chegou a hora de colocá-lo em ação pela equipe formada. E, é importante, antes de colocar em produção real, realizar testes para possíveis ajustes.

9. Escolher a plataforma de integração

Esse é um passo importantíssimo, pois a escolha da plataforma de integração pode definir o sucesso ou não do projeto. Isso porque, não são todas as plataformas que conseguem conectar qualquer sistema a outro, além disso, é fundamental que ela seja amigável e de fácil uso para que a empresa não dependa de equipe externa para operá-la.